Alle Personen mit Login können grundsätzlich aus der Mitgliederverwaltung Webling E-Mails an Mitglieder senden.

Aus verschiedenen Überlegungen heraus wollen wir aber , dass nur ausgewählte Personen, diese Funktion nutzen. Dazu gehören implizit die Vorstandsmitglieder der Vereine.

WICHTIG: Bitte keine Mails mit persönlichen Inhalten via Webling versenden.

Grund: Wer eine Person sehen kann, sieht auch an sie gesendete Mails.

Für den Versand von persönlichen Informationen bitte die persönlichen Mailboxes verwenden.

Vereinsbüro unterstützt gerne

Ein Hauptziel der Geschäftsstelle ist es, euch zu entlasten.

Darum könnt ihr uns sehr gerne eure Mailtexte zum Versand senden. Bitte teilt dann mit:

  • Mailentwurf

  • An welche Empfängergruppe soll die gehen?

    • Gruppe angeben (z.B. an alle Trainer:innen)

    • oder auch beschreiben, (z.B an alle Erwachsenen Spieler)

  • Eventuelle zusätzliche Empfänger

  • Wer ist der Absender (Name und Antwortadresse).?
    Bei persönlich zu wirkenden Mails wie z.B. “Grüsse Hannah” soll die Antwortadresse auch persönlich sein (z.B: hannah.muster@verein.ch)
    Alternative wäre: “Vereinsbüro im Auftrag von Hannah” mit info.verein@vereinsbuero.ch

  • Zeitpunkt des Versands

  • Beilagen bei Bedarf

  • Soll zuerst ein Entwurf an Dich selber gesendet werden?

Versenden von Mails

Erkärungsvideo vom 26.6.2026

Finden von Mitgliedern

Es gibt verschiedene Wege, Mitglieder oder ganze Listen von Mitgliedern zu finden:

  • über das Organigramm. In den angezeigten Listen kann danach weiter gefiltert werden oder es kann eine Person gewählt werden.

  • über die Suche oben rechts mit verschiedenen Eingabe-Möglichkeiten:

    • Name des Mitglieds

    • Name von Erziehungsberechtigten

    • E-Mail Adresse

    • Teamname

Start des E-Mail Versands

Der Versand kann aus einer Liste gestartet werden:

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Oder auch direkt von einem Mitglied ausgehend:

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Danach eine Vorlage finden und Vorlage verwenden oder auch aus dem Verlauf eine bereits gesendete oder entworfene Mail verwenden.

Leider ist es derzeit nicht möglich, in Webling die Vorlagen auf einzelne Gruppen zu berechtigen. Darum sind alle Vorlagen der Vereine und von Vereinsbüro sichtbar.

Absender und Empfänger festlegen

Unter dem grünen Knopf “Absender & Empfänger bearbeiten”:

  • Absender festlegen, falls das nicht eure eigene Person und E-Mail sein soll.
    WICHTIG: immer eine Vereinsadresse als Absender nutzen ansonsten läuft ihr Gefahr, dass die Mail als Spam klassiert wird.

  • Bei Bedarf weitere Empfänger festlegen oder einzelne löschen.

  • Im Normfall Mails an alle gespeicherten E-Mailadressen versenden, so werden auch Erziehungsberechtigte etc. informiert.

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Mail verfassen und senden

Anschliessend die Mail verfassen:

  • Aussagekräftigen Betreff einfügen

  • Kopfbereich verwenden für zweiten Titel (insb. auf Smartphones zuerst angezeigt vor dem eigentlichen Text)

  • Vorschaufunktion nutzen und Links kontrollieren

  • Mail versenden

Mail als Entwurf zwischenspeichern

Wenn ihr “schliessen” drückt, dann wird die Mail automatisch als Entwurf gespeichert und ihr könnt sie später wieder öffnen.

WICHTIG zu wissen: Nur der letzte Entwurf ist noch sichtbar.

Aus Erfahrung: Im Zweifelsfall lieber den Text noch wegkopieren.

Testversand

Wenn ihr erst eine Mail als Test versenden wollt, dann wählt einfach die entsprechenden Personen aus und sendet die Mail.

Wenn alles passt: die gewünschte Empfängerliste definieren und dann aus dem Verlauf die Mail erneut öffnen und versenden.

Gesendete Mails wieder finden

  • Entweder unter Dokumente nachschauen

  • Ein Mitglied öffnen und unter Kommunikation nachschauen